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エクセルと少し仲良しに…
2006-07-21 Fri 17:50
 2006年7月21日(金)

 仕事柄、文書作成ソフトはよく使う。
 メインでお世話になっているのは、ワープロソフト「OASYS」。
 とにかく罫線を引くのがラクなので、複雑な国語の解答用紙
 などを作るには、これが不可欠。
 テキストのみのシンプルな原稿なら、「QXエディタ」も使う。
 「Word」も時々は使うが、原稿を書くためよりも、例えば引用
 文の一覧表といった、資料を作るためが多い。

 表計算ソフトを扱う仕事も、一つだけある。
 自分が作ったテスト問題についての、分析シートの作成だ。
 と言っても、フォーマットされたエクセルのシートに、文字や
 数字を打ちこむだけだから、特別な知識は要らない。

 それぞれの設問について、どのような観点からの出題か、形
 式は何か(記述式か選択式か)、また、難易度はどうか…。
 「この問題は易しいから、予想正答率は65%ぐらいかな?
  これは難しいから45%かも…」という具合に(これは、勘で
 しかないわけだが)入力していく。
 すると、予想平均点などが、自動的に算出される。
 だいたい、55点前後の平均点になるような問題作成を要求さ
 れることが多いが、後日、実際の平均点との比較データも出る
 わけなので、あまり大きく予想が狂わないよう、プロとしては
 頑張らなくてはならない。

 …話が逸れたが、エクセルを使うのはその程度で、つまり私は
 エクセルに関しては、ド素人だと言いたかったのだ。
 が、昨日はそんな不慣れなエクセルと、一日格闘したのだった。
 

[ 続きはここから… ]

 これまで長いこと、会社の出金伝票は、手書きで作ってきた。
 だが、最近新しく我が社の経理顧問になった税理士さんの方
 針は、“ペーパーレス”である。
 私がするのは、いわば下準備の仕事だから、会計ソフトを使う
 ほどのことはなく、「今までの伝票を書く代わりに、エクセルで
 簡単に記録してもらえればいい。」と言われた。
 どういうものを作ればいいのかは、話を聞いてほぼ理解できた。
 が、どうやったら「それ」が作れるのかが、よくわからない。
 エクセルの計算なんて、オートSUM(Σボタン)での合計と、
 AVERAGE(平均)しか、知らない。
 引き算てどうやるんかなー?というような、困ったレベル(笑)。

 そうだ、テストの分析シートみたいに、フォーマットされたもの
 を利用すればいい。 どうせなら「通信費」とか「交際費」など
 の勘定科目も設定されていればラクチンだ…と思い立ち、エク
 セルベースの出納帳のフリーソフトを探し、3、4種、ダウンロ
 ードして比べてみた(いずれも、フォルダごと簡単に捨てられる
 タイプなので、気に入らないのはさっさと捨てるのが前提だ。)

 一つ、気に入ったのがあった。
 操作しやすいし、預金と現金の双方が一覧できてわかりやすい。
 繰越ボタンを押すと、翌月分の新しいブックが用意されるのも
 いい。早速少し記入して、保存してみてビックリした。
 1カ月分ずつ保存されるのはいいのだが、新規のデータ部分だ
 けでなく、本体ごと(マクロごと?)保存されてしまうのだ。
 サイズが、1ファイル8メガバイト…なんて、デカすぎる!!
 そんなものを毎月溜めていくわけにはいかない。

 結局、自分でエクセルでワークシートを作ることにし、ヘルプや
 ネット記事を参考にしながら、あれこれと試行錯誤…。
 残高のセルに入れる関数がわからないので、足し算と引き算
 で幼稚な式を入れたら、ちゃんと関数に書き換えられていた。
 (エクセルって、賢いなぁ…)
 少しでも見やすいようにと、行間(セルの高さ)を広げたり、
 一部の行に網かけをしたりしているうちに、だんだん欲が出て
 きて、「データの入力予測」機能を使ってドロップダウンリスト
 (所謂プルダウンメニュー)から入力できる列も作ったり…。
 
 どうにか、現金と、預金のそれぞれの出納帳のワークシートを、
 1カ月分ずつひな形として作りあげた。

 小さな成果だが、私の中では大進歩!
 新しいことに挑戦して、久しぶりに達成感を味わうことができた。
 
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